Van Sharepoint training naar CarePoint

Microsoft SharePoint of CarePoint? Wat ons fout is aangeleerd…

Ooit waren we kind. Als we speelden werd ons geleerd om na afloop het speelgoed weer op te ruimen. Alles keurig in laadjes, bakjes, doosjes en weggestopt in de kast. We plakten er soms zelfs een labeltje op. Hetzelfde moest op school. Toen werden we volwassen, kregen een baan en besloten dat je alles rangschikt in zo veel mogelijk digitale mapjes met allerlei verschillende benamingen…Fout!!

Maar eerst iets heel anders…

Je boekt een reis. Je selecteert allereerst het land, daarna de bestemming, vervolgens het accommodatie type, de faciliteiten, het aantal sterren, en misschien wel of je wel of niet je hond mee mag nemen. Hetzelfde doe je bij het online bestellen van een wasmachine. Je vinkt het merk aan, het vulgewicht, de energieklasse, het geluidsniveau en nog heel veel meer. Weet je wat hier zo goed aan is? Je hebt op basis van zogenaamde metadata precies datgene gekregen wat je nodig hebt, zonder op zoek te zijn gegaan naar een documentje.

En zo werkt SharePoint ook!

De realiteit is dat we met SharePoint training vaak een CarePoint maken. Dat is een zorgelijk grote hoeveelheid aan zogenaamd handige mapjes, zonder na te denken over de metadata. SharePoint is als geen ander gemaakt om razendsnel via metadata de informatie terug te vinden die je nodig hebt. Vergelijk het maar met al jouw speelgoed van vroeger gewoon in één grote bak gooien en het juiste item er toch razendsnel uit kunnen halen.

Als je iets wilt delen moet je het kunnen vinden

Voordat met welke SharePoint implementatie dan ook begonnen wordt dien je eerst afspraken te maken met welke labels, of metadata, jouw informatie wordt opgeslagen. Dus noem je een klantafspraak een ‘contract’ of ‘overeenkomst’, spreek je over ‘memo’ of ‘notitie’ en heb je het over ‘bewaartermijn’ of ‘expiratiedatum’?’ Het zijn slechts drie voorbeelden. Maar als je daar goede afspraken over maakt, zal je ervaren dat er veel minder mappen nodig zijn, omdat de SharePoint technologie jou helpt het te vinden.

Mappen versus metadata

Als je een document uit een mappenstructuur haalt, dan is vaak het onderlinge verband weg; je weet niet meer precies wat het was. Dat is één van de nadelen van ‘in mappen denken.’ Het voordeel van metadata is dat de zoekinformatie aan het document zelf gekoppeld wordt. Waar je het ook neerzet, het is altijd vindbaar, zoals bij het boeken van een reis of het online bestellen van wat dan ook. Of zoals onze trainer Jillis van Harmelen het altijd uitlegt:

“SharePoint functioneert beter op metadata dan op een mappenstructuur”

Juist nu aandacht voor SharePoint

SharePoint heeft extra aandacht nodig want voor elk team, wat in Microsoft Teams wordt aangemaakt, wordt automatisch een SharePoint omgeving aangemaakt. Dat is heel handig om documenten tussen teamleden mee uit te wisselen, maar als teamleiders en eindgebruikers in allerlei subteams geen duidelijke afspraken maken dan zou het weleens een grote puinhoop kunnen worden. En…je hebt veel minder mappen nodig als de metadata gewoon goed geregeld is!

Nog sneller delen?

Dan adviseren wij aan IT-administrators en teamleiders om eens te kijken naar de SharePoint voor gevorderden training te kijken. Het is tijd om te leren dat structureren vooral slim automatiseren is!