Vermeld contactpersonen eenvoudig in Outlook 2016

Scherpe Tarieven

Persoonlijk Contact

Advies Op Maat

Klassikaal & Digitaal Trainen

Heeft u wel eens bij het typen van een email in Outlook 2016 het teken @ gebruikt? Grote kans dat u dan een popup kreeg met recent gebruikte email contacten. In dit blogbericht gaan wij u uitleggen welke voordelen deze functie heeft.

Allereerst willen wij u meegeven dat deze functie tot op heden alleen beschikbaar is in Outlook 2016 én Outlook Online. De functie heeft de naam “@vermeldingen” gekregen van Microsoft Office en wordt behandeld in de Outlook 2016 basis training.

In een nieuw e-mailbericht of een uitnodiging voor een vergadering wilt u vaak dat de persoon in kwestie direct aandacht heeft voor uw bericht. Het is door middel van het intypen van het @-symbool mogelijk om in de hoofdtekst van het e-mailbericht of de uitnodiging de naam van de persoon te markeren. Het grote voordeel hiervan is dat Outlook 2016 de naam ook automatisch toegevoegd aan de Aan-regel van de het e-mailbericht of de uitnodiging. Hiermee voorkomt u dat email berichtgeving of taak niet bij de desbetreffende persoon beland. Het @-symbool wordt dan weergegeven naast het bericht in het Postvak IN.

Hoe gebruikt u het @-symbool in de hoofdtekst van een bericht of uitnodiging voor een vergadering?

  1. Als u een bericht of uitnodiging in Outlook 2016 opent typt u het @-symbool en de eerste paar letters van de voor- of achternaam van de contactpersoon.

    Voeg het symbool @ en de eerste paar tekens van de naam van een persoon toe

  2. Het kan zijn dat er binnen uw Outlook 2016 contactpersonen meer suggesties heeft. U kunt dan heel eenvoudig handmatig met één druk op de muis selecteren welk contactpersoon u wilt selecteren. Standaard wordt de volledige naam van de contactpersoon opgenomen.

    De volledige naam en het e-mailadres van de vermelde persoon worden standaard weergegeven

  3. U kunt een deel van de vermelding verwijderen, bijvoorbeeld alles behalve de voornaam van de persoon. De vermelde contactpersoon wordt ook toegevoegd aan de regel Aan van het e-mailbericht of de uitnodiging voor de vergadering.

    U kunt ervoor kiezen alleen de voornaam van een persoon weer te geven

U heeft dus nu eigenlijk 2 vliegen in 1 klap. De persoon in kwestie wordt direct toegevoegd als geadresseerde, én de ontvanger is in staat om in één oogopslag zijn of haar taak te lezen en uit te voeren.

Maar er is meer, Outlook 2016 heeft een aantal standaard sorteringstypen in de Postvak In weergave. Standaard staat deze gesorteerd op datum maar u kunt ook kiezen voor sortering op ongelezen emails of filteren op onderwerp. Met deze nieuwe functie is het mogelijk om te filteren op email waarbij u bent vermeld. Hoe u dat kunt doen, leggen wij hieronder uit in zowel Outlook 2016 als Outlook for Mac;

In Outlook 2016

  1. Klap de filter rechtsboven Alles boven aan de berichtenlijst.

  2. Kies Vermelde e-mail.

In Outlook 2016 voor Mac

  1. Kies E-mail filteren op het tabblad Start.

  2. Kies Vermeld.

    Gebruik Vermeld in het menu E-mail filteren om te zoeken naar e-mailberichten waarin u bent @vermeld

Wij hopen dat u na het lezen van dit blogbericht enthousiast bent geworden over deze functie en deze ook daadwerkelijk gaat gebruiken. Wilt u meer leren in Outlook dan hebben wij diverse Outlook trainingen beschikbaar in zowel open rooster vorm als een in company traject.

Meer weten over dit onderwerp?

We verzorgen verschillende verschillende cursussen! Laat hieronder uw gegevens achter en we sturen u vrijblijvend een uitgebreid overzicht toe met alle mogelijkheden.

Beoordeeld met een 9.3 met 1.100+ ervaringen op Springest

Ton

5-stars-png-no-background-4

"Erg fijne en duidelijke uitleg. Het meekijken op de beamer was een fijne manier waarop iedereen mee kon kijken. Ik heb heel veel kennis van alle mogelijkheden opgedaan. Een echte aanrader voor mensen die met PowerBI aan de slag gaan en zijn."

Danny Geelhoed

5-stars-png-no-background-4

"Mooie interactieve training op basis van pragmatische oefeningen. Leerzaam en heel veel nieuwe handigheidjes geleerd van een enthousiaste trainster. Tijd is te kort en kan ook nog in een meerdaagse training worden gevat."

Jan Does

5-stars-png-no-background-4

"Heel veel van geleerd veel truukjes en de PDF gaat zeker helpen. Veel nieuwe zaken ontdekt. Het was een gezellige training. Trainer was zeer kundig. Heeft heel veel ervaring. Ga dit zeker toepassen in mijn werk."

Nicolien Blokhuis

5-stars-png-no-background-4

"De training was plezierig en leerzaam door de goede afwisseling van instructie en zelf oefenen. Omdat de groep niet groot was (vier deelnemers) was er voldoende ruimte om vragen te stellen. "