12 tips voor correct email contact in Outlook

Herinnert u zich nog uw eerste email account? Het plezier van communiceren op afstand en het snel kunnen reageren op vragen van collega’s. Echter, de meeste mensen gebruiken email niet meer alleen omdat het simpel en plezierig is. Op de dag van vandaag is het email verkeer dominanter dan het telefoonverkeer op communicatieniveau. Er zijn bedrijven waarbij de medewerkers meer dan de helft van de werkdag communiceren via de email. Door deze verandering is de manier waarop gemaild wordt verandert. Westhaghe Training & Advies heeft voor u 12 tips op een rijtje gezet om correct email contact af te handelen binnen uw organisatie.

• Informeel mag maar wees niet slordig. Afkortingen en informeel taalgebruik mag tegenwoordig in email verkeer echter houdt rekening met een aantal aspecten. Zodra u berichten naar een extern email adres stuurt moet deze email voldoen aan standaard schriftelijk (bedrijfs)protocol. Tenslotte weerspiegelt het bericht u en uw bedrijfsnaam. Traditionele spelling, grammatica en interpunctie in het email bericht zijn de succesfactoren voor een goede email naar (nieuwe) klanten.
• Blijf bij het email onderwerp. Schrijf uw email kort en bondig, houdt u bij het onderwerp van het bericht. Niets is frustrerender dan een lange email met antwoorden te krijgen terwijl het ook in 1 zin had gekund.
• Gebruik niet teveel hoofdletters. Bij het overmatig gebruik van hoofdletters komt het bericht schreeuwerig over bij de ontvanger. Alleen maar kleine letters zonder hoofdletters aan het begin van de zin is ook storend. Gebruik daarom altijd een hoofdletter bij het begin van een nieuwe zin. Daarnaast is het accentueren van belangrijke woorden in de mail handig voor de ontvanger om de boodschap eenvoudig op te nemen.
• Gebruik de BCC strategisch. Gebruik niet zomaar de BCC om andere ontvangers informatie te sturen zonder dat te laten weten aan diegene voor wie het bericht daadwerkelijk is. Voor het versturen van grote distributielijsten is het gebruik van de BCC juist handig omdat de ontvanger dan niet een enorme lijst van ontvangers te zien krijgt. Wees voorzichtig met het gebruik van CC; bij overmatig gebruik van de CC worden inboxen onoverzichtelijk. Kopieer alleen direct betrokken personen.
• Vermijd geen persoonlijk contact door alleen email te gebruiken. Vergeet niet dat een face-to-face gesprek een veel grotere waarde heeft dan een email bericht. Bespreek daarom geen emotionele gesprekken via de email omdat deze ten alle tijden verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden door de ontvanger.
• Email is tegenwoordig geen privacy meer. Wie denkt dat niemand mee leest met uw email komt misschien bedrogen uit. Mailboxen zijn gedeeld of emailberichten worden doorgestuurd naar collega’s. Gouden regel hierin is “Verstuur geen emails met informatie die je ook niet op een ansichtkaart zou zetten”.
• Wees zuinig met het versturen van groepsmails. Verstuur alleen groepsmails als het onderwerp voor elk individuele ontvanger relevant is. Bij het beantwoorden van groepsmail is het voor u als verzender snel eenvoudig om op “Allen beantwoorden” te drukken maar vergeet niet om de relevantie van uw antwoord na te gaan. Met andere woorden, is het antwoord voor iedereen relevant of alleen voor diegene die de groepsmail heeft verstuurd? Hiermee voorkomt u overvolle inboxen met antwoorden van mailcorrespondenties in groepsverband.
• Gebruik de onderwerpregel. Irritatie probleem nummer 1 bij vele collega’s. E-mails ontvangen zonder onderwerp regel. Hierdoor wekt u irritatie bij de ontvanger plus de ontvanger kan geen prioriteit aan het bericht geven. Spreek binnen de afdeling snelcodes af. Hiermee kunnen ontvangers prioriteit geven aan email berichten, bijvoorbeeld voor het onderwerp de volgende codes *AN* (Actie noodzakelijk) of *FYI* (For your information). Ook is het handig om in emailberichten met veel tekst in de onderwerpregel *LANG* neer te zetten. Hiermee geeft u als verzender aan dat het tijd kost om de email te lezen. De ontvanger kan dan van te voren een indicatie geven aan ontvangen berichten.
• Stuur geen doorstuurberichtjes, virus waarschuwingen of SPAM door.
• Houdt rekening met hoe de email geïnterpreteerd kan worden. Gebruik geen sarcasme in email verkeer, deze kunnen verkeerd vallen bij de ontvanger waardoor miscommunicaties kunnen ontstaan.
• Maak gebruik van email handtekeningen met contactgegevens.
• Maak gebruik van bulletpoints om berichten samen te vatten.

Gebruik deze tips om misverstanden te voorkomen. Hierdoor houdt u uw inbox schoon en ervaart u de gemakken van email communicatie. In de Outlook trainingen van Westhaghe Training & Advies passen onze docenten deze adviezen in de praktijk toe. Wilt u deze ervaring meemaken, bekijk onze Outlook trainingen.