Werken met Microsoft Planner

Werken met Microsoft Planner

Microsoft Planner is een online webbased applicatie waarbij samenwerking van projecten centraal staat. Deze applicatie is alleen beschikbaar in Office 365 en biedt gebruikers de mogelijkheden aan om eenvoudig nieuwe plannen maken, taken te organiseren en toe te wijzen, bestanden te delen, chatten over projecten en updates over de voortgang ontvangen. 

Niet binnen elke Office 365 heeft u recht op Microsoft Planner. Microsoft Planner is voor de meeste werk- of schoolabonnementen op Office 365 beschikbaar. Het programma wordt helaas niet geleverd bij de Office 365 Personal editie (bijvoorbeeld naam@outlook.com of naam@hotmail.com) of een overheidsabonnement.

Het starten van Microsoft Planner is slechts één klik vanuit de Office 365-startpagina. Vervolgens kun je met een paar eenvoudige stappen een nieuw plan maken, een team bouwen, taken toewijzen en de status bijwerken.

Elk plan heeft een eigen bord waarop je taken in buckets kunt ordenen. Een buckets is een ‘container’ waar je de taken in plaatst/sleept, om taken op een basis niveau te sorteren. Denk aan sortering op aandachtsgebied, verdeling van de taken per afdeling van een organisatie, het uitwerken van verschillende offertes of tijdslijnen. Iedere bucket kun je labelen op kleur om direct in 1 oogopslag onderscheid te krijgen. Je kunt daarnaast taken indelen op basis van status of aan wie ze zijn toegewezen. Je kunt de status bijwerken of toewijzingen wijzigen door deze tussen kolommen te slepen. Iedereen binnen Planner kan op elk moment zien wie waarmee bezig is. Voeg eenvoudig SharePoint of OneDrive bestanden bij een taak en voer efficiëntere gesprekken over bepaalde taken.

Planner werkt op al je apparaten. Computer, Tablets en smartphones. Er zijn speciale apps te vinden in de Google PlayStore en iTunes Store. En met Planner heeft iedereen altijd dezelfde informatie voor zich. Een korte blik op grafieken is voldoende om te weten hoe het ervoor staat en of het team voldoende vorderingen maakt om het doel te realiseren. Daarnaast hoeft u met Planner hoef nooit meer iets te missen. Het systeem is zo ontwikkeld dat deze e‑mailmeldingen verstuurd wanneer er een nieuwe taak aan jou wordt toegewezen of wanneer je wordt toegevoegd aan een gesprek. Ideaal dus als u onderweg bent!

Tevens zit er een automatische integratie in Planner. Deze verbind uw Planner naadloos met applicaties zoals Outlook, OneDrive en OneNote. Bij het aanmaken van een nieuw Planner Board wordt er direct een Daarin zit standaard een Onenote document voor notities, een Onedrive account voor de bestanden en een e-mail distributielijst voor communicatie. Als je Outlook 2016 hebt kan je alle activiteiten van het project volgen in de bijbehorende Group.

Tijdens een maatwerk Office 365 training kunt u in samenspraak met 1 van onze docenten bepalen dat u extra aandacht wilt besteden aan Planner. Hierdoor zal de samenwerking binnen de Project teams soepeler en efficiënter verlopen.