Meest gestelde vragen tijdens de Excel cursus

De opties van een Excel zijn eindeloos, maar in de basis is het een rekenblad programma. Dit houdt in dat het met name geschikt is om cijfers te verwerken en data te presenteren. Het programma heeft tal van functies die je veel tijd kunnen besparen bij het uitvoeren van berekeningen en formules, het maken van grafieken of het analyseren van gegevens. Het is logisch dat er veel vragen in je opkomen bij het gebruik van Excel. Onderstaand zie je de meest gestelde vragen tijdens onze Excel cursus. Kom je er nog niet uit? Wij kunnen helpen. Westhaghe biedt verschillende soorten Excel trainingen aan.

1.    Opslaan als PDF In Excel

‘Portable document format’ of in het kort PDF is een vaak gebruikte manier van opslaan. Maar hoe moet dit nu?

Stap 1: Links boven klik je op ‘bestand’

Stap 2: Klik op ‘opslaan als’

Stap 3: Nu kun je de manier van opslaan kiezen. Kies hier onderaan het keuzemenu ‘PDF’ en klaar ben je!

2.    Opslaan als CSV uit Excel

Comma-separated values een bestand dat wordt gebruikt voor computers. Omdat het een bestand is dat heel makkelijk te lezen is voor computers. Zo kan het bijvoorbeeld gebruikt worden als er agenda’s moeten worden geüpload of een computer verschillende data wilt weergeven. Dit kan dan via een CSV. Maar hoe sla je je Excel sheet op als een CSV bestand? Op dezelfde manier zoals hierboven staat beschreven.

Bij het opslaan kies je in dit geval dan niet voor PDF, maar voor een van de twee manieren van opslaan. Zoals in de afbeeldingen hieronder te zien is.

Er zijn twee verschillende opties. CSV gescheiden door komma’s gescheiden en CSV gescheiden door lijstscheidingstekens. In Nederland is het de meest gebruikte manier van opslaan de 2^e optie. Gescheiden door lijstscheidingstekens. Dit komt door dat in Europa de komma vaak wordt gebruikt bij het invoeren van data. Dat zou beteken dat wanneer er wordt gekeken door een computer naar de waardes dat de komma een scheiding aangeeft waar dit niet de bedoeling is. Tijdens de Excel basis cursus van Westhaghe is er veel gelegenheid om hierover meer te leren en dit in de praktijk te brengen.

3.    Drop-down menu’s maken in Excel

Een drop-down menu is een ontzettend handige keuzelijst in een of meerde cellen. Dit is handig voor als je gebruikers van de sheets op een handige wijze overzicht wilt bieden en uit vooraf geselecteerde gegevens wilt laten kiezen.

Maar hoe doe je dit?

Stap 1: Klik in de cel waarin je het drop-down menu wilt hebben.

Stap 2: ga naar gegevens en klik op gegevensvalidatie.

Stap 3: selecteer onder het kopje alle waarden ‘’lijst’’ en klik daarna in het kopje bron en selecteer de data die u wilt gebruiken. Klik op ‘oke’ en klaar ben je!

4.    Grafiek maken in Excel

Wanneer u een grafiek maakt in een Excel-werkblad, een Word-document of een PowerPoint presentatie, hebt u tal van opties. Of u nu een grafiek gebruikt die wordt aanbevolen voor uw gegevens, of een grafiek kiest uit de lijst met grafieken, het kan geen kwaad om wat meer te weten over de verschillende grafiektypen.

Inmiddels zijn er namelijk 15 verschillende keuzes die allemaal op verschillende manieren kunnen worden weergeven. Tijdens de Excel cursus van Westhaghe leert u op een makkelijke manier welke opties er allemaal zijn.

Als u echt de basis wilt leren kunt u ook even hieronder kijken. Om te zien hoe de eerste stappen werken.

Stap 1: Bij het maken van uw grafiek in Excel is het selecteren van de data. Het maken van grafieken van tabellen kunt u ook leren in de gevorderden grafieken & tabellen cursus.

Stap 2: onder het kopje invoegen kunt u verschillende tabellen en grafieken kiezen.

Stap 3: Kies hier de tabel of grafiek die u graag zou willen.

En klaar!

5.    Verticaal zoeken in Excel

Met verticaal zoeken laat je Excel gegevens zoeken binnen een bepaald bereik of binnen een bepaalde tabel. Zo kun je bijvoorbeeld de prijs van een product op zoeken of bijvoorbeeld een ordernummer. Verticaal zoeken in Excel doe je als volgt. =VERT.ZOEKEN(Wat u wilt opschonen, waar u het wilt zoeken, het kolomnummer in het bereik met de waarde die u wilt retourneren, retourneert een Geschatte of Exacte overeenkomst, aangegeven als 1/WAAR of 0/ONWAAR).

Er zijn vier stappen nodig om het bovenstaande formule goed in te bouwen.

Stap 1:  De waarde die u wilt opzoeken, ook wel de opzoekwaarde genoemd.

Stap 2: Het bereik waarin de opzoekwaarde zich bevindt. Houd er rekening mee dat de opzoekwaarde altijd in de eerste kolom in het bereik van VERT.ZOEKEN moet staan om deze correct te laten werken. Als de opzoekwaarde zich bijvoorbeeld in cel C2 bevindt, dan moet uw bereik beginnen met C.

Stap 3:  Het kolomnummer in het bereik waarin de retourwaarde zich bevindt. Als u bijvoorbeeld B2:D11 opgeeft als het bereik, moet u B tellen als de eerste kolom, C als tweede, en ga zo maar door.

Stap 4:  Desgewenst kunt u WAAR opgeven als u een niet-geheel exacte overeenkomst van de retourwaarde wilt of WAAR voor een exacte overeenkomst. Als u niets opgeeft, is de standaardwaarde altijd WAAR (niet-geheel exacte overeenkomst).

Stel dan nu alles hierboven als volgt samen:

=VERT.ZOEKEN(opzoekwaarde, bereik met de opzoekwaarde, het kolomnummer in het bereik met de retourwaarde, geschatte overeenkomst (WAAR) of Exacte overeenkomst (ONWAAR)).

Hieronder ziet u een voorbeeld van verticaal zoeken.

6.    Formules gebruik in Excel

Voor de gebruikers die voor het eerst Excel gebruiken kan Excel overkomen als een groot raster met daarin allemaal hocus pocus. Nu zijn formules in Excel een van de meest gebruikte functies in Excel. In deze blog krijgt u een simpele uitleg over de basis van het formule invoeren. Als je meer zou willen leren op het gebied van formules en functies dan biedt Westhaghe een sterke gevorderde cursus aan waarmee u alles tot in detail krijgt uitgelegd.

De simpelste manier is:

Stap 1: Klik op het werkblad in de cel waarin u de formule wilt plaatsen.

Stap 2: Typ het teken = Hier kunt u aangeven welke formule u wilt. Zo zou u bijvoorbeeld 1+1 kunnen typen. Dit zou er dan zo uit zien.

Druk op enter en het antwoord verschijnt. Dit is de allersimpelste som in Excel die ongeveer kan worden gemaakt. De formules kun je ook langer maken door bijvoorbeeld 5+20*10 in te typen.

Dan is er nog de AutoSom functie in Excel. Hiermee kunt u snel een rij of kolom getallen selecteren en hiermee de hele selectie laten uitrekenen. Hieronder ziet u een klein voorbeeld als u meer wilt weten kunt u de In de Excel basis cursus alles over dit onderwerp leren.

Stap 1:  Ga naar formules hier staat de optie AutoSom

Stap 2: klik in de cel waar de uitkomst moet komen en klik op Auto

som. Hier kunt u selecteren wat u wilt doen met de som. Gemiddeldes, optellen, Enzovoorts

Stap 3: Selecteer daarna de cellen die u wilt gebruiken in de som en druk op enter.

Tijdens de cursus formules en functies komen alle denkbare vragen aan bod!

7.       ALS/IF-functie gebruiken in Excel

De ALS-functie is een van de meest gebruikte formules in Excel. Dit wordt ook wel een logische functie genoemd. Deze functie gebruik je als een berekening aan bepaalde voorwaarden is gebonden. Je laat Excel dan een bepaalde tekst of uitkomst van een berekening tonen als aan die voorwaarde wordt voldaan.

Je gebruikt hiervoor de formule:

=ALS(voorwaarde; berekening als aan de voorwaarde wordt voldaan; andere gevallen)

Kortom, je voert eerst in wat de voorwaarde is waaraan de uitkomst van de berekening moet voldoen. Daarna vul je in wat de formule moet doen zodra aan de voorwaarde wordt voldaan. En tenslotte geef je aan wat er moet gebeuren zodra er niet aan die voorwaarde wordt voldaan.

Het is belangrijk om te weten dat je in de voorwaarde gebruikmaakt van de volgende tekens:

8.    Filteren in Excel

U kunt filteren op een of meer kolommen met gegevens. Bij het filteren kunt u niet alleen bepalen wat u wel wilt zien, maar ook wat u niet wilt zien. U kunt filteren door items in een lijst te kiezen of door specifieke filters te maken waarmee u precies kunt bepalen welke gegevens u wilt zien. Dit is een vrij simpele opdracht die makkelijk uit te voeren is in Excel. Dan moet je wel weten hoe dit moet.

Stap 1: Kies de kolommen die je wilt filteren. In dit voorbeeld is kolom E geselecteerd. Selecteer vervolgens het kopje gegevens en klik op dit teken:

Stap 2: Nu komt er een kopje naast (in dit geval prijs) te staan. Als je op dit pijltje klikt kun je naar wens filteren met verschillende mogelijkheden.

Ontstaan van Excel en de cursus 

Het jaar 1984. Het programma 1-2-3 Lotus is op dat moment het meest gebruikte spreadsheet programma in de wereld. Zoals je hieronder kunt zien is er inmiddels veel veranderd. Deze verandering begon 1985 met 1.0 Excel versie voor Apple Macintosh en in 1897 met de 2.0 versie voor Microsoft Windows. De eerste Excel versie was zoals je kunt zien niet veel meer dan een paar kleine functies.

Met de 2.0 versie van Microsoft Excel begon de marktdominantie en was 1-2-3 Lotus niet langer relevant. Naast dat een nieuw tijdperk van spreadsheets was aangebroken was dit bovendien de start van de Excel cursus! Want hoe efficiënt het programma ook wordt ingericht is. Zal het altijd moeilijk blijven om het goed en snel te leren zonder hulp. Waarschijnlijk ook de reden dat jij dit blog leest en misschien wel op zoek bent naar een Excel cursus.

Met een basis Excel cursus van Westhaghe leer je alle fijne kneepjes van het meest gebruikte spreadsheet programma ter wereld.

Niet zeker welk niveau Excel het beste bij je past? Neem contact met ons op!