SPIE

Westhaghe Training & Advies heeft van juni tot en met december 2018 vele Office 365 / Microsoft Teams trainingen verzorgd voor SPIE Nederland. In totaal zijn zo’n 450 medewerkers getraind. Hieronder kunt u een kort vraaggesprek vinden met mevrouw Bianca Benard (Communicatie Manager van SPIE Nederland) en Hans van Loon (HR Development Manager van SPIE Nederland) waarin zij o.a. antwoord geven op de vraag waarom er voor Office 365 is gekozen en waarom de organisatie de medewerkers heeft laten trainen door Westhaghe.

Wat heeft jullie doen besluiten om gebruik te gaan maken van Office 365 en dan met name Teams?

SPIE heeft ervoor gekozen om alle tools van Office 365 beschikbaar te stellen voor haar medewerkers. Teams is er daar één van. Wat wij een groot voordeel vinden van Teams, is dat het eenvoudig in gebruik is en je alle informatie en documenten op één plek hebt staan. Alle teamleden kunnen altijd en overal bij deze informatie. De afdeling IT van SPIE Nederland werkte al een tijdje met Teams en was hier heel enthousiast over. Omdat Teams een nieuwe tool is en het merendeel van onze medewerkers het niet kende richten we ons met de trainingen vooral op Teams.

Kunnen jullie wat meer vertellen over hoe jullie Office 365 / Teams geïmplementeerd hebben in jullie bedrijf en wat jullie heeft doen besluiten om überhaupt training aan te bieden aan de medewerkers van SPIE?

Digitalisering biedt veel kansen voor SPIE, maar om de nieuwer manier van werken mogelijk te maken moeten gebruikers hun comfortzone verlaten. Bij de adoptie van Office 365 draait het om veranderingen, zoals veranderingen die hebben betrekking op hoe (en in hoeverre) medewerkers nu gebruik maken van Office en hoe zij dat in de toekomst kunnen gaan doen om zo het maximale uit het programma te halen. Zonder training is de kans zeer groot dat gebruikers door het grote aanbod niet goed weten waar zij moeten beginnen, welke apps interessant zijn voor verschillende scenario’s en wordt niet optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden. Daardoor zal ook minder kunnen worden geprofiteerd van de voordelen, zoals tijdwinst.

Allereerst hebben we met het Office 365 projectteam een Adoption & Change Management plan gemaakt waarin beschreven staat hoe we dit traject gaan aanpakken. In essentie gaat het erom dat we alle 4500 medewerkers van SPIE Nederland hebben verdeeld in 2 groepen: Medewerkers die al gebruik maakte van Office programma’s als Outlook, Word, etc. in hun dagelijks werk en een groep medewerkers in de buitendienst die geen gebruik maakten van deze programma’s in hun werk. Naast het informeren en inspireren van onze collega’s (d.m.v. e-mail, presentaties, posters, etc.) is trainen een must om ervoor te zorgen dat Office 365 bij de eindgebruikers gaat landen. Daarom hebben wij ervoor gekozen alle medewerkers die al gebruik maakten van Office programma’s een training aan te bieden.

Het werken met de apps van Office 365, zoals Teams en Planner kan ook binnen projectteams die bestaan uit o.a. collega’s in de buitendienst winst opleveren doordat efficiënter en makkelijker (samen)gewerkt kan worden. Om een goed beeld te kunnen vormen van de investering die nodig is en de winst die kan worden behaald worden per marktsegment 2 projectteams gefaciliteerd, getraind en geëvalueerd.

Hoe zijn de trainingen tot stand gekomen? Was jullie vooraf helder welke onderwerpen er terug moesten komen in de training of heeft Westhaghe daar een rol in gespeeld?

Na een gesprek tussen SPIE en de trainer Jillis van Harmelen is ons pas echt goed duidelijk welke onderwerpen er terug moesten komen in de training. Mijn collega Hans en ik merkten direct dat Jillis precies wist waar hij het over had en hoe we onze collega’s in een training van een halve dag de juiste skills konden bijbrengen.

Het werken met de apps van Office 365, zoals Microsoft Teams en Planner kan ook binnen projectteams die bestaan uit o.a. collega’s in de buitendienst winst opleveren doordat efficiënter en makkelijker (samen)gewerkt kan worden. Om een goed beeld te kunnen vormen van de investering die nodig is en de winst die kan worden behaald worden per marktsegment 2 projectteams gefaciliteerd, getraind en geëvalueerd.

Wie hebben de trainingen gevolgd? Key users, alle medewerkers, specifieke andere doelgroepen? Wat is het voordeel hiervan?

Wij hebben ervoor gekozen de training aan te bieden aan alle medewerkers die in hun werk voorheen ook al gebruik maakten van Outlook, Word, etc. We hebben hier verder geen onderscheid in gemaakt want het werken met Office 365 kan veel tijd besparen en die winst willen we de hele organisatie aanbieden.

Hoe zijn de medewerkers die de training gingen volgen voorbereid op de training?

Naast de informatiemails, posters, etc. zijn zij na overleg met de manager in een persoonlijke e-mail uitgenodigd voor de training. Op dat moment hadden zij al toegang tot Office 365. We laten de medewerkers de keuze of zij vooraf zich al willen verdiepen in het programma (we hebben hiervoor links en handleidingen verzameld) of dat zij liever afwachten tot de training. Door ze die keuze te laten leggen we niemand iets op en dat werkt beter in een adoptie/verander proces.

Kun je aangeven wat jullie meest positieve en meest negatieve feedback is t.a.v. de trainingen?

De trainingen zijn tot nu toe met een gemiddeld cijfer van (bijna) een 9 beoordeeld. Men is ontzettend enthousiast over de training en trainer. Wat we wel vaak horen is dat de training wel langer zou mogen duren om nog meer tools te kunnen behandelen. Het gaat dan met name over SharePoint. Daarom zijn we sinds kort ook gestart met het aanbieden van SharePoint trainingen.

Wat zou je anders doen in een nieuw (opleidings)traject?

We hebben geleerd meer aan de voorkant te sturen. Zo bleek dat niet iedereen de hard- en software op orde had, waardoor bepaalde functionaliteiten niet werkten. Dit zorgde voor tijdverlies tijdens de training. Toen bleken ook de korte lijnen met Westhaghe nuttig in de bijstelling. Een volgende keer zijn we strenger op het geïnstalleerd hebben van de juiste versies van de Office applicaties.