Microsoft Teams…Ben je aan de voor- of achterkant begonnen?

Online samenwerken valt niet meer weg te denken. De afgelopen maanden zijn er allerlei teams opgericht en kon het werk gewoon doorgaan door van Microsoft Teams gebruik te maken. Toch zit er ook een keerzijde aan al die teams. Na de vakantie periode blijkt wellicht dat de grip en controle op de bedrijfsvoering, maar ook de digitale veiligheid, een stuk uitdagender geworden zijn. Waar zijn al die teams nu eigenlijk precies mee bezig?

Samenwerken met niveauverschillen

Wat er mis kan gaan heeft onder andere met het verschil in kennisniveau te maken. De teamleden of eindgebruikers hebben bijvoorbeeld niet allemaal een Microsoft Teams training gevolgd of de teameigenaar of projectleider heeft onvoldoende nagedacht over het inrichten van de achterliggende SharePoint omgeving.

Vanaf tientallen thuiswerkplekken worden daardoor documenten op allerlei verschillende manieren opgeslagen. De structuur ontbreekt en ieder teamlid heeft zijn of haar eigen logica voor het opslaan van informatie. Ook is er een kans dat er per ongeluk iets wordt weggegooid. Tot slot was er helaas die collega die vergat dat dit ene document alleen voor intern gebruik was. Toch kwam het in handen van een teamlid van buiten de organisatie, de ‘guest’ in Microsoft Teams.

Het ontstaan van ongewenste koninkrijkjes

Het samenwerken met jouw collega’s ging in het verleden gewoon via de bekende fileserver. Het voordeel was dat er in veel gevallen algemene toegang was. Je kon vinden wat je nodig had. IT beheerders konden er ook makkelijker voor zorgen dat de informatie goed beveiligd werd. Met al die verschillende teams is er nu fragmentatie ontstaan. De uitdaging is dat de achterliggende informatie van de teams in een SharePoint omgeving wordt opgeslagen die alleen toegankelijk is voor de gasten, teamleden en beheerders die deel uit maken van dat team. In het ergste geval weet een ‘guest’ van buiten meer over het project te vertellen dan de eigen directie. Dat valt terecht een keerzijde te noemen.

Onder druk begonnen organisaties aan de achterkant

Eigenlijk is het logisch. Het samenwerken moest doorgaan tijdens de ingrijpende coronaperiode en daarom werd er in allerijl alles aan gedaan om collega’s te faciliteren met kennis over online samenwerken. Alleen blijkt nu achteraf dat de voorkant te weinig aandacht heeft gekregen. Het overzicht is kwijt en of al die verschillende teams wel bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen is nog maar de vraag.

Wat zouden organisaties eraan kunnen doen om weer grip en controle op het geheel van de bedrijfsvoering te krijgen?

Dat lees je terug in onze volgende blog