3 tips om grip en controle te krijgen op jouw Microsoft Teams

Microsoft Teams heeft een enorme bijdrage geleverd om mensen de afgelopen periode toch te laten samenwerken. In de vorige blog beschreven we echter dat daar ook zekere risico’s aan kleven en er fragmentatie ontstaan kan zijn of misschien wel een teveel aan teams. Managementleden kunnen daardoor de grip en controle verliezen. Daarom deze drie tips die tot stand zijn gekomen na een gesprek met Jillis van Harmelen, Trainer Office 365 en SharePoint.

Tip 1: Zet de belangrijkste stakeholders eerst aan tafel

Microsoft Teams wordt gebruikt door teamleden, vaak ook gasten van buiten, en iemand in de rol van teamleider, projectleider of beheerder. Maar volgens Jillis is er in veel gevallen sprake van een gemiste kans; de IT-manager of administrator wordt te weinig betrokken bij het goed inrichten van deze teams. Toch zijn zij verantwoordelijk om de business en de verschillende teams te ondersteunen. IT-afdelingen kunnen bijvoorbeeld per team de juiste apps ter beschikking stellen om voor een nog betere samenwerking te zorgen. Daarnaast hebben zij veel ervaring in de manier waarop informatie gestructureerd wordt.

Tip 2: Zorg ook voor één centrale SharePoint omgeving waar subteams aan gekoppeld zijn

Fragmentatie van informatie wordt voorkomen als er ook nagedacht wordt over één centrale SharePoint omgeving. Dit zou je kunnen zien als een omgeving waar alle projecten van verschillende teams, bijvoorbeeld volgens de strategie van de organisatie, samenkomen. Dat heeft als voordeel dat managementleden ook beter kunnen bepalen of een team ook een bijdrage levert aan de bedrijfsdoelstellingen. Daarnaast voorkomt het een andere uitdaging; namelijk het kwijtraken van teaminformatie. Want wat wordt er gedaan als een subteam wordt opgeheven? Vaak wordt er nooit meer naar gekeken of de informatie verdwijnt compleet, terwijl er leermomenten in kunnen staan voor een volgend project(team).

Tip 3: Stel beleid op

Beleid is natuurlijk per organisatie verschillend, maar Jillis stelt ter discussie of je iedere collega wel het recht moet geven om een Team aan te maken. Het beleid zou kunnen zijn dat een team alleen maar opgericht wordt na een interne autorisatie. Het zorgt ervoor dat collega’s focus houden op zaken die belangrijk zijn en een bijdrage leveren aan het resultaat. Beleid betekent ook dat je richtlijnen opstelt over datgene wat wel of niet met externe partijen gedeeld mag worden. “In het verleden werd dat bewaakt door IT-administrators die de fileservers beheerden, dus je zou kunnen redeneren dat het beleid vaak nog afgestemd is op oude infrastructuren die er niet meer zijn”, legt Jilles uit.

Wat kan Westhaghe betekenen?

In de vorige blog beschreven we dat Microsoft Teams implementaties onder druk zijn ontstaan. Er werd in veel gevallen begonnen met het faciliteren van eindgebruikers. Achteraf was het wellicht beter om aan de voorkant te beginnen, namelijk bij de IT-administrators of de projecteigenaren.

Belangrijk is om alle teams te laten presteren op basis van een goed fundament met duidelijke afspraken. Daarom gaan we graag in gesprek om eerst een goed raamwerk te bouwen, waardoor je precies weet waar elk team mee bezig is. Maatwerk voor Microsoft Teams noemen we dat…

Dat er op het gebied van afspraken ook wat te melden valt, namelijk op het gebied van informatie vastlegging, dat bespreken we in onze volgende blog.