Voordelen van Office 365

De voordelen van Office 365 binnen uw organisatie

Office 365 is een online service waarbij uw werknemers overal en altijd toegang hebben tot de nieuwste Office versie en bijbehorende applicaties. Binnen Office 365 staat samenwerking en communicatie bovenaan, dit maakt een bedrijf ook succesvol. In dit artikel leggen wij graag uit welke voordelen u binnen uw bedrijf kunt behalen als u overstapt naar Office 365.

Office 365 in de Cloud brengt ook geheel nieuwe functionaliteiten het sleutelwoord hierbij is samenwerken.

Het grote voordeel voor u als eindgebruiker is dat eigenlijk op elk device, waar u ook bent de mogelijkheid heeft om toegang te krijgen tot uw bestanden en SharePoint-teamsites. Door een eventuele overstap naar Office 365 is online samenwerken en thuiswerken makkelijker, flexibeler en aantrekkelijker dan ooit.

Met een stapsgewijze begeleiding kunt u als gebruiker eenvoudig Office 365 instellen en snel services zoals de applicaties Excel, Outlook en Word gebruiken. Je hebt vanaf elke locatie toegang tot het gebruiksvriendelijke beheercentrum om daar de beschikbare Office 365 services te beheren.

Voor uw IT afdeling zijn andere voordelen, zo is Office 365 erg gemakkelijk in het schaalbaar verdelen van licenties. Uw bedrijf betaald alleen de licenties die u gebruikt over een periode. Zet u een bepaalde licentie halverwege de maand uit, dan betaald u ook slechts een deel van de maand. Bij een bedrijf waar de doorlooptijd van medewerkers hoog is, biedt Office 365 inzichtelijk van te voren de kosten per licentie. Daarnaast zijn er mogelijkheden om abonnementsvormen verder te customizen, zo kan voor bepaalde gebruikers(groepen) enkel een Office 365 abonnement voor e-mail of voor documentbeheer aangeschaft worden. Als laatste belangrijk voordeel is dat de up-time van Office 365 veelal rond de 99,99% per kwartaal schommelt. U bent dus altijd online!

Er zijn verschillende abonnementen binnen Office 365, helaas hangen de functionaliteiten af van welke licentie u als organisatie aanschaft. Het kan dus zijn dat functies in dit artikel over Office 365 worden besproken die niet beschikbaar zijn op uw account. In dit artikel komen functies naar voren uit de volgende licenties;

• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Business Premium
• Office 365 Pro Plus

Deze zijn gekozen om duidelijk aan te geven welke verschillen binnen Office 365 mogelijk zijn qua functionaliteiten. Allereerst schetsen wij u de grote verschillen tussen de bovenstaande vormen;

1. De Office 365 Enterprise E1 licentie geeft de gebruiker ALLEEN recht tot Office-online producten, het zogenoemde “naar je toe trekken van Office software” naar een lokale computer/laptop of tablet is uitgesloten. Deze licentie komt veel voor bij kleinere bedrijven met bijvoorbeeld een buitendienst. De buitendienst medewerker logt middels een dongle/VPN verbinding of WiFi/Ethernet in op de Office 365 Portal.
2. De Office 365 Business Premium geeft de rechten tot het downloaden van Office software. Hieronder vallen Outlook, Excel, PowerPoint, Word, OneNote en Access. Daarnaast ontvangt de licentie-gebruiker ook handige tools zoals; PowerApps 365 (Online), Skype voor Bedrijven (Online), Microsoft Planner, Teams, Yammer en het gebruik van de Office-online applicatie (Behalve Access). Office Online is een vereenvoudigde versie met minder functionaliteiten van de Office applicaties. U heeft dus geen lokale Microsoft Office geinstalleerd. Let wel op, niet alle functionaliteiten zijn te gebruiken in Office Online.
3. Als u gebruikt maakt binnen uw organisatie van een Virtualization registreert deze Business Premium licentie elke virtualization poging. Virtualization is het na bootsen van een omgeving, die onderhouden wordt door de IT afdeling waarbij u “virtueel” inlogt in de werkbare omgeving. Binnen de licentie wordt het maximale aantal van 5 apparaten hierdoor snel bereikt. Elke Office 365 inlog wordt geregistreerd als nieuw apparaat waardoor er elke keer een licentie geconsumeerd wordt.
4. Binnen deze licentie is het gebruik van Add-in naar CRM of ERP systemen niet mogelijk. U kunt dus geen systeem invoegen (add-in) om data vanuit uw Outlook omgeving automatisch over te laten schrijven naar uw Custom Relationship Management system. Daarnaast is het niet mogelijk om deel te nemen aan een Skype meeting vanuit uw webbrowser;
5. Binnen dit licentie model is het niet mogelijk om zaken zoals de locatie van gedeelde sjablonen, update opties, beveiligingsinstellingen en mogelijkheden zoals het vooraf in te stellen of te controleren.
• De Office 365 ProPlus heeft veel overlap met de bovengenoemde Business Premium licentie. Echter zit binnen deze licentie ook een desktop applicatie Microsoft Publisher. In Excel zijn ook een paar grote verschillen namelijk;
  • De versie biedt gebruikers de PowerPivot add-in te gebruiken
  • De PrPlus licentie registreert Office 365 niet bij elke virtuele login een Office licentie.
  • U heeft alleen Skype voor bedrijven-client! Dit houdt in dat u alleen zelf kunt deelnemen aan Skype meeting maar zelf geen meetings kunt opzetten.

Welke licentie zou ik moeten aanschaffen in Office 365? Deze vraag horen wij steeds vaker ook bij onze klanten. De “juiste” licentie hangt af van elke doelgroep binnen uw organisatie. Brengt u veel tijd door als buitendienst, dan is een Enterprise E1 licentie vaak al voldoende. U heeft toegang op tablet, telefoon of laptop tot Office-online.

Werkt u op een afdeling waarbij u veel data verwerkt in Excel en dient u dashboards te maken, dan is de ProPlus licentie het meest geschikt omdat u daarbij de PowerPivot Add-in kunt gebruiken. Ander kantoorpersoneel zou voldoende hebben aan een Business Premium account.

Door de grote verschillen in modellen is het voor ons als opleidingsinstituut belangrijk om vooraf te weten welke licenties u intern gebruikt en vooral ook welke doelgroep u wilt trainen. Op basis van een telefonisch intake met 1 van onze Office 365 docenten is het mogelijk om een geheel maatwerk traject op te stellen waardoor alle belangrijke onderwerpen behandeld worden tijdens de training.

Wilt u meer weten over een maatwerk Office 365 training en zelf de cursusonderwerpen uitkiezen, bel ons op 020-3080 466 of spreek onze chat-operators aan.