6 tips voor user adoption en succesvol opleiden

Tip 1: Zorg voor executive sponsors

Medewerkers zullen het belang van een opleiding nog meer gaan inzien als nieuwe manieren van werken door inspirerende managementleden, de executive sponsors, worden uitgedragen. Het opleiden wordt hiermee onderdeel van de strategie en visie van het bedrijf. De noodzaak om te veranderen wordt er scherper door gesteld.

Tip 2: Benoem succes owners

Bij een groot project, bijvoorbeeld de migratie van on premise naar een Microsoft Office 365 cloudomgeving, zullen alle afdelingen van de organisatie met deze verandering te maken krijgen. Door afdelingsmanagers als succes owner te benoemen kunnen zij zich gaan bezighouden met de doelstellingen en de inventarisatie van het huidige kennisniveau van hun teamleden. Zo kan er per afdeling een plan op maat gemaakt worden.

Tip 3: Bepaal de succesfactoren

Wanneer is adoptie van technologie geslaagd? De KPI’s die daarvoor gebruikt worden zullen per organisatie verschillend zijn. Belangrijk is om ze vooraf met elkaar duidelijk te hebben zodat resultaten achteraf gemeten kunnen worden. Een meting of test zowel vooraf als achteraf kan daarbij extra inzicht geven.

Tip 4: Betrek en motiveer de medewerkers

Dat kan bijvoorbeeld door vroegtijdig een interne campagne op te starten, waarin de verandering duidelijk wordt gemaakt, de wensen en eisen van gebruikers worden vastgelegd en er voorbeelden aangedragen worden waar positieve veranderingen zullen gaan plaatsvinden. Dit helpt om gebruikers voorafgaand aan de training enthousiast te krijgen. Het is het verduidelijken van ‘what’s in it for me.’

Tip 5: Start met een pilot en benoem key-users

Wat in de praktijk goed werkt is om een groep te maken van medewerkers, de key-users, die al vooraf de voordelen en kansen zien van de nieuwe software. Laat hen dit vooral doorvertellen aan andere collega’s. Door successen te horen willen anderen er graag bij horen, zelfs de collega’s die mogelijk in eerste instantie weerstand gaven.

Tip 6: Evalueer de resultaten en continueer

Niet vergeten! Want door achteraf te evalueren begrijp je nog beter wat wel of niet gewerkt heeft en verkrijg je continuïteit in de kennisontwikkeling van de organisatie. Realiseer je dat user adoption nooit stopt, want er valt altijd iets voor eindgebruikers te verbeteren in een wereld die gedreven wordt door technologie.

Eindgebruikerstraining nodig?

Dat kan de conclusie zijn van de succes owners, zoals beschreven onder tip 2. Onze eindgebruikerstrainingen helpen om nog meer gemotiveerde medewerkers te krijgen en de adoptie te laten slagen. Tot slot een laatste tip; lees ook de Adoption Brochure Office 365 van Microsoft.