Uit het leven van: “Onze vliegende kiep bij virtueel trainen”

Uit het leven van: “Onze vliegende kiep bij virtueel trainen”

Als er op maandag een training is, dan wordt Hans-Peter Hartog nog weleens in het weekend gebeld. Hij is bij ons ‘de vliegende kiep’ om vragen van deelnemers voorafgaand aan een training te beantwoorden en voor docenten te zorgen dat zij probleemloos aan de slag kunnen gaan. Zijn tip is om minimaal een week van tevoren te controleren of je als deelnemer van een training wel virtuele toegang hebt en of alles technisch wel in orde is. Er kan namelijk altijd iets zijn wat een vliegende start van jouw training voorkomt.

De ICT afdeling houdt de deur op slot

Soms blijkt dat de Microsoft Teams link voor de desbetreffende training niet geopend kan worden met de laptop van het werk. Dat komt bijvoorbeeld vaker voor bij cursisten van financiële instellingen en overheidsinstellingen. De ICT afdeling kan bepaald hebben dat er niet met externe partijen, in dit geval Westhaghe, binnen de Teams omgeving van de organisatie samengewerkt mag worden. Externe uitnodigingen worden dan systematisch tegengehouden.

Op zoek naar workarounds

In dergelijke gevallen geeft Hans-Peter deze cursisten een unieke ID om in te loggen en adviseert hen om niet via VPN, het bedrijfsnetwerk, in te loggen. Dat voorkomt het blokkeren. In bijna alle gevallen lukt het wel om een workaround te vinden of wordt de training gevolgd vanaf een privé laptop of PC. Alleen moet de uitnodiging voor de training dan wel naar een ander e-mailadres en zal daar ook goedkeuring voor moeten zijn.

Technische uitdagingen

Niet werkend geluid kan een uitdaging zijn. Virtuele machines kunnen bijvoorbeeld niet voorzien zijn van een geluidskaart. Dan zal de cursist toch even met de eigen ICT afdeling moeten overleggen. Ook zijn er cursisten die gebruikmaken van externe microfoons op de thuiswerkplek. Op zich prima, maar bij het wisselen tussen online vergadertools blijkt vaak dat je toch nog even naar ‘Instellingen, Systeem en Geluid’ moet gaan om je microfoon opnieuw aan te zetten voor de desbetreffende applicatie. Controleer dus alles een paar dagen voor deelname.

Virtuele trainingen van A tot Z geregeld en meer…

Onze vliegende kiep Hans-Peter zorgt er dus voor dat alle trainingen op tijd klaar staan, dat de e-mailadressen bekend zijn en dat cursisten voorafgaand aan een training vragen kunnen stellen. Maar hij doet veel meer. Voor klanten worden er vragenuurtjes georganiseerd om bijvoorbeeld vragen over Office 365 applicaties, waaronder Teams, te beantwoorden. Dat is bijvoorbeeld handig om kennis te krijgen van nieuwe updates en de bijbehorende functies.

Daarnaast geeft hij ook technische ondersteuning als ‘producer’, zowel aan klanten als docenten. Dat doet hij zowel tijdens live Team events met onze docenten, maar ook tijdens live webinars voor klanten.  Daarbij bepaalt hij bijvoorbeeld wie er op een bepaalt moment geluid krijgt, wat er in beeld komt en houdt hij bij welke vragen er inmiddels van cursisten binnenkomen om te gaan beantwoorden. Virtuele ondersteuning wordt dus steeds professioneler en beter geregisseerd.

Tot slot laat Hans-Peter weten dat online technologie het mogelijk heeft gemaakt dat we het gezicht achter een e-mailadres nu nog beter kennen. “In het begin was virtueel trainen via Microsoft Teams voor iedereen even wennen, nu is het zo gewoon geworden dat we er soms om lachen als even de kat in beeld komt”, sluit hij af.

Ook een vliegende kiep nodig?

Als je vooraf vragen hebt over jouw cursus neem dan contact op met Hans-Peter via e-mailadres hans-peter@westhaghe.com of gebruik de chat functie op onze homepage om gelijk een antwoord te krijgen op jouw vraag.